La guía para principiantes de Google Docs

Si recién está comenzando con Google Docs, sus amplias funciones y complementos pueden ser un poco abrumadores. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a comenzar con esta poderosa alternativa a Microsoft Word.

¿Qué es Google Docs?

Si ha oído hablar de Google Docs antes, siéntase libre de saltar. Si nunca ha oído hablar de esto antes, aquí hay un curso intensivo sobre lo que necesita saber. Repasaremos los conceptos básicos y le explicaremos qué es Google Docs y cómo puede comenzar de inmediato.

Google Docs es un procesador de textos gratuito, basado en la web, ofrecido por Google como parte de su conjunto completo de Office (Google Drive) para competir con Microsoft Office. Los otros servicios principales incluidos en la suite basada en la nube son Hojas de cálculo (Excel) y Diapositivas (Powerpoint).

Google Docs está disponible en todos los dispositivos y plataformas; todo lo que necesita es una conexión a Internet y un navegador web (o, en el caso de dispositivos móviles, las aplicaciones aplicables). Google hace el resto y maneja la carga del trabajo pesado mientras ejecuta el software en la nube.

Docs admite varios tipos de archivos diferentes, incluidos .doc, .docx .txt, .rtf y .odt, lo que facilita la visualización y la conversión de archivos de Microsoft Office directamente desde Google Drive.

Y dado que Docs es un procesador de textos en línea, puede compartir y colaborar con varias personas en el mismo documento, rastrear revisiones, cambios y sugerencias en tiempo real.

Cómo registrarse para obtener una cuenta

Lo primero que debe hacer antes de poder utilizar Google Docs es registrarse en una cuenta de Google (una cuenta de @gmail). Si ya tiene una cuenta, no dude en pasar a la siguiente sección. Si no, repasaremos la forma sencilla de crear una cuenta de Google y configurarla con Docs.

Diríjase a accounts.google.com, haga clic en “Crear cuenta” y luego “Para mí mismo”.

En la página siguiente, deberá proporcionar cierta información para crear una cuenta, como los nombres y apellidos, el nombre de usuario y la contraseña.

Además, debes verificar tu número de teléfono para asegurarte de que eres un humano real y no un robot.

Después de verificar su número de teléfono, las páginas subsiguientes requieren que proporcione una dirección de correo electrónico de recuperación, fecha de nacimiento y sexo, además de aceptar la declaración de privacidad y los términos del servicio. Termina eso y eres el nuevo y orgulloso propietario de una cuenta de Google.

Cómo crear un documento en blanco

Ahora que tiene una cuenta de Google, es el momento de crear su primer documento. Dirígete a Google Docs y coloca el cursor en el ícono multicolor “+” en la esquina inferior derecha.

El + se convierte en un icono de lápiz azul; Haz click en eso.

Chrome Pro Consejo: Si está utilizando Google Chrome, puede escribir docs.new en el Omnibox y presionar Enter para crear y abrir automáticamente un nuevo documento en blanco.

Cómo importar un documento de Microsoft Word

Incluso si eres nuevo en Google Docs, es posible que ya tengas una colección de archivos de Microsoft Word que te gustaría poder usar. Si ese es el caso, entonces tendrá que cargar todos sus documentos de Word antes de poder verlos. Si bien es posible que no admita algunas de las funciones más avanzadas y el formato de algunos documentos de Word, funciona bastante bien.

Cuando importa un documento de Word, puede usar Google Docs o Drive para cargar sus archivos. Ambos métodos le permiten arrastrar y soltar un archivo de su computadora directamente en el navegador web para cargarlos fácilmente. Su Drive contiene todos sus archivos cargados, pero por conveniencia, cuando se dirige a la página de inicio de Docs, solo muestra los archivos de tipo documento.

Desde la página de inicio de Google Docs, haga clic en el icono de la carpeta en la parte superior derecha, luego haga clic en la pestaña “Cargar”.

Una vez que el archivo de Word se carga, Docs lo abre automáticamente, listo para que pueda comenzar a editar, compartir y colaborar.

Para abrir un documento de Word que desea editar, haga clic en el archivo con la ‘W’ azul junto al nombre de archivo de la página de inicio de Google Docs.

Haga clic en ver el archivo de Word o editarlo en Documentos.

Cuando termine con el documento, puede descargarlo nuevamente en formato DOCX, o PDF, ODT, TXT, HTML o EPUB. Haga clic en Archivo> Descargar como, luego haga clic en el formato deseado, y se descargará directamente a donde se guardan los archivos desde su navegador.

RELACIONADO: Cómo importar un documento de Word en Google Docs

Cómo revisar tu ortografía en Google Docs

Ahora que tiene algunos documentos, es hora de asegurarse de que su ortografía y gramática sean correctas. Docs viene equipado con un corrector ortográfico listo para usar: cada vez que se escribe incorrectamente algo, se subraya el error con una línea ondulada, lo que le pide que realice un cambio.

Esto debería estar activado de forma predeterminada, pero puede asegurarse de que en Herramientas> Ortografía> Subrayar errores.

Para ver correcciones ortográficas y sugerencias, haga clic con el botón derecho en la palabra con la línea debajo. Alternativamente, o presione Ctrl + Alt + X (Windows) o Comando + Alt + X (Mac) para abrir la herramienta de ortografía y gramática.

Otra forma de acceder al corrector ortográfico es hacer clic en el ícono con una A y una marca de verificación. Esto habilita la herramienta y analiza su documento en busca de ortografía y gramática.

Junto con un corrector ortográfico, Google Docs viene cargado con un diccionario incorporado y un diccionario de sinónimos. Todo lo que tienes que hacer es resaltar una palabra, hacer clic derecho en ella, luego hacer clic en “Definir (palabra)”.

Si bien esto debería ayudarte a comenzar, tenemos una inmersión más profunda en el corrector ortográfico y gramatical de Docs si quieres más información.

Cómo colaborar en documentos con otros

Una de las mejores características de Google Docs es la capacidad de generar un enlace que se puede compartir y que le permite a cualquiera con él ver, sugerir ediciones o editar su documento. En lugar de enviar un archivo de un lado a otro entre los colaboradores, puede realizar ediciones y sugerencias de una sola vez, como si todos estuvieran agrupados en la misma computadora en tiempo real. La única diferencia es que cada persona tiene su propio cursor de entrada de texto para usar en su computadora personal.

Desde el documento que desea compartir, haga clic en el botón azul “Compartir” para elegir cómo y con quién desea enviar un enlace a su archivo. Puede ingresar las direcciones de correo electrónico manualmente o hacer clic en “Obtener enlace para compartir” en la esquina superior para entregar la invitación usted mismo.

Desde el menú desplegable, puede editar la cantidad de energía que tienen los usuarios compartidos sobre el archivo cuando selecciona una de estas opciones:

Apagado: Compartir está deshabilitado. Si anteriormente ha compartido un enlace con otros, ya no funcionará y revocará los permisos que alguna vez tuvieron.
Cualquier persona con el enlace puede editar: Da a los usuarios compartidos acceso completo de lectura / escritura. Sin embargo, aún no pueden eliminarlo de su Drive, esto es solo para el contenido del archivo.
Cualquier persona con el enlace puede comentar: Permite a los usuarios compartidos dejar comentarios si lo desea; esto es ideal para proyectos de equipo.
Cualquier persona con el enlace puede ver: Los usuarios compartidos pueden ver el archivo, pero no pueden editarlo de ninguna manera. Esta es la acción predeterminada cuando comparte un archivo, y la mejor opción si está intentando compartir un archivo para descargar.

Puede hacer mucho más con estos enlaces que se pueden compartir, que también funcionan con otros archivos de Drive y en dispositivos móviles. Para una mirada más profunda de cómo funcionan estos enlaces y cómo generarlos, echa un vistazo a nuestra publicación.

Cómo ver todos los cambios recientes en un documento

Cuando compartes documentos con otras personas, es difícil hacer un seguimiento de todos los pequeños cambios que suceden si no estás presente. Para eso, hay historia de revisión. Google Docs realiza un seguimiento de todos los cambios que se producen en un documento y los agrupa en períodos, manteniendo el desorden hacia abajo. Incluso puede revertir un archivo a cualquiera de las versiones anteriores enumeradas en el historial con el clic de un mouse.

Puede ver una lista de todos los cambios recientes haciendo clic en Archivo> Historial de versiones> Ver historial de versiones.

Cómo sugerir una edición a un documento

Si es el propietario de un documento y prefiere que los colaboradores tengan que sugerir ediciones a su archivo (en lugar de editarlas directamente), puede configurar el permiso de acceso a “Sugerencias”. Esto permite que otros usuarios realicen una edición en un documento. sin preocuparse de que otros se metan en su archivo. Cuando un colaborador realiza una edición, el propietario recibe una notificación por correo electrónico sobre la edición sugerida y puede elegir mantener o descartar el cambio.

Si mira hacia arriba en la parte superior derecha de la ventana del documento, verá su estado actual. Si ves “Sugerir”, estás listo para comenzar. Si ve “Edición” o “Visualización”, haga clic en ese botón y luego haga clic en la opción “Sugerencias”.

Cómo encontrar la palabra y el número de páginas

De forma predeterminada, Google Docs no muestra el recuento de palabras o páginas, pero es fácil verificarlos sin un recuento manual. Por lo tanto, si tiene un límite de palabras estricto para una tarea o desea realizar un seguimiento de la cantidad que escribe, puede ver los detalles de sus labores con el recuento de palabras. Incluso puede resaltar texto de cualquier párrafo para verificar cuántas palabras hay en la selección.

Para ver el recuento de palabras / páginas de su documento, haga clic en Herramientas> Recuento de palabras o presione Ctrl + Mayús + C en Windows y Comando + Mayús + C en Mac.

También puede encontrar el recuento de palabras para una cadena de texto específica resaltándolo y saltando de nuevo a Herramientas> Recuento de palabras (o usando la combinación de teclas).

Cómo usar Google Docs sin conexión

¿Qué sucede si necesita acceder a Google Docs pero no tiene conexión a Internet? Aunque Google Docs es un producto basado en la web, eso no significa que no pueda usarlo sin conexión. Debe descargar una extensión para Chrome y asegurarse de habilitar el archivo para su uso sin conexión de antemano. Cualquier cambio que realice en el archivo se actualizará la próxima vez que se conecte a Internet.

Después de descargar la extensión oficial para Chrome, vaya a la página de inicio de Google Docs y en la esquina superior izquierda, haga clic en el menú Hamburguesa> Configuración. Una vez que esté aquí, cambie “Desconectado” a la posición Encendido, luego haga clic en “Aceptar”.

Para ahorrar espacio de almacenamiento en su máquina local, Google solo descarga y hace que los archivos accedidos más recientemente estén disponibles sin conexión. Para habilitar manualmente un archivo, haga clic en el icono de tres puntos, luego cambie “Disponible sin conexión” a Activado.

Cómo agregar números de página a un documento

Los números de página son una herramienta visual que se usa para mostrar al lector en qué página se encuentran actualmente. También lo ayudan a organizar hojas de papel físicas y las colocan en el orden correcto (ya sabe, si las imprime). Google Docs no genera automáticamente números de página en archivos, debe agregarlos manualmente, pero es fácil agregarlos al encabezado o pie de página de su documento.

Para agregar un número de página a todas las páginas, haga clic en Insertar> Encabezado y número de página> Número de página. Verá una ventana emergente donde puede elegir un estilo de número de página.

Cómo controlar los márgenes en Google Docs

Los márgenes son el espacio en blanco que bordea su documento en todos los lados. Debido a que los márgenes crean un borde invisible, al disminuir el tamaño del margen, aumenta la cantidad de espacio utilizable en la página. Si necesita cambiar la cantidad de espacio en los bordes de todas las páginas de un archivo, debe administrar sus márgenes con la regla a lo largo del lado y la parte superior del documento.

Si prefiere ingresar los márgenes manualmente, haga clic en Archivo> Configurar página, ingrese la cantidad de espacio en blanco que desea ver en cada lado y luego haga clic en “Aceptar”.

Cómo agregar un cuadro de texto a un documento

Agregar cuadros de texto a Google Docs es una excelente manera de resaltar información pertinente y llamar la atención sobre elementos específicos de un documento. Sin embargo, crear uno no es un proceso sencillo y está oculto en un lugar poco probable: desde la función de Dibujo.

Para acceder al menú Dibujo, vaya a Insertar> Dibujo y haga clic en el icono del cuadro de texto en la barra de menú.

Ahora, haga clic y arrastre el mouse para crear un cuadro de texto en el espacio provisto, y luego agregue el texto deseado.

Haga clic en “Guardar y cerrar” para insertar el cuadro de texto en su documento cuando haya terminado.

Cómo agregar una tabla de contenido

Una tabla de contenido es una forma de mostrar a los lectores cada tema / capítulo listado en el documento. Esta función genera automáticamente uno y utiliza enlaces que saltan a cada sección cuando se hace clic. Entonces, si tiene un documento grande, esto le permite a cualquier persona acceder rápidamente a partes específicas sin la necesidad de desplazarse por todo el asunto.

Haga clic en Insertar> Tabla de contenido, y luego haga clic en cualquiera de las dos opciones proporcionadas. La primera opción es una tabla de contenido de texto plano con números en el lado derecho destinados a documentos impresos. La segunda opción no usa números de página, sino que inserta hipervínculos que saltan a la sección anotada para que los documentos se vean en línea.

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Tenga en cuenta que para crear una tabla de contenido generada automáticamente que se vincule a secciones específicas de su documento, debe formatear cada capítulo, o título, utilizando los estilos de encabezado integrados de Google Docs. Esto le permite a Docs saber cómo rellenar la tabla y agregar enlaces en los que se puede hacer clic.

Los mejores complementos de Google Docs

Ahora que ha aprendido todo lo básico de Google Docs, puede convertirse en un verdadero usuario avanzado con la adición de complementos. Los complementos son muy parecidos a las extensiones para navegadores web, pero son específicos de Google Docs y le permiten obtener funciones adicionales de desarrolladores externos. Puede instalar herramientas para aumentar la productividad con correctores de pruebas adicionales, aplicaciones de firma de documentos, un traductor para documentos e incluso un creador de rúbricas para profesores.

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